BUKU PETUNJUK RESMI WALI SANTRI

Tata Cara Pendaftaran & Pemantauan Santri

Panduan lengkap langkah demi langkah bagi orang tua calon santri dalam mengisi formulir PSB Online, mengamankan kode akses rahasia, serta memantau perkembangan hafalan Al-Qur'an ananda melalui Portal Terpadu.

1

Petunjuk Pengisian Formulir Pendaftaran PSB Online

Halaman akses: /pendaftaran

Pendaftaran calon santri baru dilakukan secara mandiri melalui formulir online resmi pesantren tanpa perlu datang langsung pada tahap awal. Sebelum mulai mengisi, harap perhatikan hal-hal berikut:

A. Dokumen & Informasi yang Perlu Disiapkan:

  • Kartu Keluarga (KK): Untuk menyalin Nomor Induk Kependudukan (NIK) calon santri dan nama orang tua kandung.
  • Akta Kelahiran: Pastikan ejaan nama santri dan tanggal lahir sama persis dengan akta resmi.
  • Nomor WhatsApp Aktif Orang Tua / Wali: Sangat krusial! Seluruh pemberitahuan status kelulusan, penempatan halaqah, dan kode akses akan terhubung ke nomor WhatsApp ini.
  • Foto Santri atau Foto Berkas (Opsional): Dapat diambil langsung menggunakan kamera HP saat mengisi (sistem otomatis mengompres foto agar hemat kuota internet).

B. Hal-Hal Penting Saat Mengisi Formulir:

  • Format Nomor WhatsApp: Tuliskan dengan format standar (contoh: 081234567890).
  • Pilihan Jenjang & Program: Pilih program tahfiz yang diminati (Reguler, Takhasus, atau TPQ Sore).
  • Periksa Tanda Bintang (*): Kolom yang bertanda bintang merah wajib diisi dan tidak boleh dibiarkan kosong.
💡 Tips Pengisian: Anda dapat mendaftar kapan saja 24 jam sehari melalui HP (smartphone) Android maupun iPhone tanpa perlu memasang aplikasi tambahan.
2

Apa yang Harus Dilakukan Setelah Mengisi & Mengirim?

Proses penyimpanan data & penerbitan bukti pendaftaran

Setelah seluruh data terisi dengan lengkap dan Anda menekan tombol "Kirim Pendaftaran Sekarang", ikuti arahan berikut:

  1. Tunggu Beberapa Detik: Sistem sedang mengirimkan data dan berkas foto Anda ke pusat data pesantren. Jangan menutup layar atau me-refresh browser sampai proses selesai.
  2. Perhatikan Kotak Dialog Konfirmasi: Layar akan menampilkan jendela notifikasi berwarna hijau bertuliskan "Pendaftaran Berhasil Diterima!".
  3. Verifikasi Berkas oleh Panitia: Data Anda akan masuk ke antrean verifikasi panitia penerimaan santri baru Ma'had Al-Islam Raudhatut Thalibin.
⚠️ Jangan Terburu-Buru Menutup Halaman: Jangan langsung menutup peramban Anda sebelum menyalin atau memfoto Nomor Registrasi dan PIN Akses yang muncul di layar!
3

Menyimpan Nomor Registrasi & PIN Akses Rahasia

Kunci utama untuk masuk ke Portal Wali Santri

Begitu pendaftaran berhasil, sistem secara otomatis menerbitkan Kode Akun Mandiri khusus untuk calon santri:

CONTOH BUKTI PENDAFTARAN RESMI
Nama Calon Santri : [Nama Ananda]
Nomor Registrasi : REG-2026-XXXX   (Berfungsi sebagai Username)
PIN Akses Pribadi : • • • • • • (6 Digit Angka)   (Berfungsi sebagai Password)
Status Awal : Menunggu Verifikasi

Langkah Pengamanan Wajib:

  • Screenshot Layar HP: Ambil tangkapan layar (screenshot) bukti pendaftaran yang memuat Nomor Registrasi dan PIN tersebut.
  • Catat di Tempat Aman: Tuliskan kode tersebut di buku catatan pribadi orang tua.
  • Kerahasiaan PIN: PIN 6 digit ini adalah akses pribadi orang tua santri. Jangan berikan kode ini kepada pihak luar.
  • Konfirmasi via WhatsApp: Anda dapat mengklik tombol "Konfirmasi ke Panitia via WhatsApp" yang disediakan untuk mempercepat validasi oleh panitia PSB.
4

Tata Cara Masuk ke Portal Terpadu Wali Santri

Halaman akses: /portal

Kapan orang tua bisa mulai masuk ke portal?
Anda dapat masuk ke portal segera setelah mendaftar untuk mengecek status berkas, dan seterusnya selama ananda menuntut ilmu di Ma'had Al-Islam Raudhatut Thalibin.

Langkah-Langkah Masuk:

  1. Buka website pesantren, klik tombol Portal Masuk 🔒 di bilah menu atas, atau buka alamat /portal.
  2. Pada layar pemilihan peran, pastikan memilih tab Wali Santri.
  3. Ketikkan Nomor Registrasi pada kolom Username (contoh: REG-2026-XXXX).
  4. Ketikkan PIN 6 Digit Anda pada kolom PIN.
  5. Tekan tombol Masuk ke Portal Wali.
🔒 Keamanan Sesi: Demi menjaga privasi data keluarga Anda, sistem akan otomatis menutup sesi (*logout*) jika peramban ditutup. Anda cukup memasukkan kembali No. Reg dan PIN kapan pun ingin memantau ananda.
5

Bedah Fitur & Menu di Dalam Portal Wali Santri

Mengenal menu yang ada dan fungsi setiap informasi

Setelah berhasil masuk ke dalam portal wali santri, Anda disuguhkan antarmuka yang bersih dan mudah digunakan dengan 3 menu utama:

📋 1. Menu "Kartu & Status Santri"

Menu ini adalah kartu identitas santri digital ananda. Informasi yang tertera meliputi:

  • Status Verifikasi PSB:
    • Menunggu Verifikasi: Berkas pendaftaran sedang diperiksa panitia ma'had.
    • Diterima: Ananda resmi diterima dan telah terdaftar sebagai santri aktif.
    • Cadangan / Perlu Konfirmasi: Hubungi panitia untuk melengkapi data yang kurang.
  • Halaqah Belajar: Menampilkan kelompok halaqah Al-Qur'an tempat ananda belajar (misal: Halaqah Abu Bakar Ash-Shiddiq).
  • Ustadz Pembimbing: Nama ustadz atau pengajar yang bertanggung jawab langsung menyimak bacaan dan membimbing ananda setiap hari.

📖 2. Menu "Buku Mutaba'ah Hafalan Realtime"

Inilah raport digital terbuka ananda. Setiap kali ananda menyetor hafalan di depan ustadz pembimbing, data akan langsung diperbarui ke layar HP Anda:

  • Jenis Setoran:
    • Ziyadah: Hafalan ayat/surat baru yang baru disetorkan santri.
    • Muraja'ah: Pengulangan hafalan surat-surat lama agar semakin kuat (*mutqin*).
    • Tartil / Tahsin: Pembelajaran tajwid dan kelancaran bacaan Al-Qur'an.
  • Capaian Surat & Ayat: Rincian surat dan ayat berapa yang dibaca hari ini.
  • Predikat Nilai dari Ustadz:
    • A (Mumtaz): Luar biasa lancar, tanpa salah tajwid maupun makhraj.
    • B+ (Jayyid Jiddan): Sangat lancar, hanya 1-2 koreksi kecil.
    • B (Jayyid): Cukup lancar, perlu pengulangan mandiri di kamar.
    • C (Maqbul): Masih terbata-bata, santri wajib mengulang di halaqah berikutnya.
  • Catatan & Evaluasi Ustadz Pembimbing: Nasihat langsung dari guru untuk orang tua (contoh: "Alhamdulillah hafalan lancar, mohon ingatkan ananda memperjelas dengung ikhfa'").

💬 3. Tombol Konsultasi WhatsApp

Di bagian pojok kanan portal tersemat tombol WhatsApp panitia. Anda dapat mengkliknya kapan pun untuk menanyakan administrasi, jadwal kunjungan santri, atau berkonsultasi mengenai perkembangan ananda.

?

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Solusi cepat kendala umum bagi orang tua santri
Bagaimana jika saya lupa atau kehilangan Nomor Registrasi dan PIN? +
Jangan cemas. Silakan hubungi panitia PSB melalui WhatsApp resmi pesantren dengan menyebutkan nama lengkap santri dan tanggal lahir. Pengurus ma'had dapat memeriksa arsip pendaftaran dan mengirimkan kembali nomor registrasi serta PIN ananda ke nomor WhatsApp Anda.
Apakah saya bisa mendaftarkan lebih dari satu anak? +
Bisa. Untuk mendaftarkan anak kedua atau ketiga, cukup buka kembali formulir di /pendaftaran dan isi biodata anak berikutnya. Setiap santri akan mendapatkan Nomor Registrasi dan PIN yang berbeda sehingga buku mutaba'ah tidak akan tertukar.
Apakah wali santri lain dapat melihat catatan hafalan anak saya? +
Tidak. Sistem menerapkan enkripsi akun mandiri. Orang tua hanya dapat melihat raport santri miliknya sendiri sesuai Nomor Registrasi dan PIN yang dimasukkan saat login.
Bagaimana jika ada kesalahan ketik data saat mengisi formulir? +
Jika formulir sudah terlanjur dikirim, Anda tidak perlu mendaftar ulang dari awal. Cukup kirimkan pesan WhatsApp ke panitia ma'had dengan melampirkan Nomor Registrasi dan menyebutkan bagian mana yang perlu diperbaiki oleh panitia.

📌 Informasi Akses Dewan Asatidz & Pengurus Lembaga:

Petunjuk operasional pencatatan mutaba'ah bagi Dewan Asatidz dan panduan pengelolaan sistem bagi Administrator disematkan secara khusus di dalam Portal Terpadu setelah masing-masing pengajar dan pengurus melakukan login resmi.